作業の効率化

ファイル

共有するメリットと注意点

ビジネスを行っていると大量のファイルが発生します。これはパソコンを使わない時代からも共通していることで、いかにファイルを整理し、またそのファイルをすぐに取り出せるかが作業を効率化する上で重要な課題です。特にパソコンになる物体が存在しないため簡単に探すことができません。このような問題を解決するために登場した仕組みがファイル共有です。ファイル共有はP2Pでファイルをやりとりするソフトのことで、インターネット上で複数のパソコンがファイルを共有し保存している状態です。この場合には重要なファイルを複数のパソコンで共有した状態で更新された場合においても自動的に更新される仕組みです。ファイル共有のメリットとしてはファイルが共有できるだけでなくパソコンが壊れてしまっても他のパソコンにファイルが残存しているので復旧作業が容易に行えるといったことが挙げられます。このため災害時にファイルをロストする可能性があっても復旧作業が行えるため危機管理をする上でもファイル共有は有意義な仕組みです。一方でファイル共有を利用する場合には注意点があります。P2Pは不特定多数の人がアクセスできる環境のものは使わないことです。またファイルにはそれぞれ権限を与えることができるので誰でも更新できるといった環境にしないことやアップロードを簡単に行えないようにすることも重要です。また機密性の高い書類などはファイルそのものにパスワードを設定して、簡単に閲覧できないように工夫しておくことも重要です。