情報共有とその方法

ファイル

共有による利点

会社では、一般的にファイルサーバーを設置し、そのファイルに電子資料を格納し共有していることが多い。ファイル共有を行うことは、同じファイルを複数人で参照することができたり、同じファイルを同時に編集していくことができるなどのメリットがある。また、ファイルを個人のパソコン毎に持っている場合、修正可否などにより、ファイル内容に違いが出てしまうことがある。同じ情報内容で確実に共有しておきたい情報は、ファイル共有し1つのファイルを社員間で閲覧するということが重要になっている。これらのファイル共有を行う際には、ファイル共有サービスを活用する企業も増えている。ファイル共有サービスでは、月額の利用料金などを払うのみでファイル共有スペースを提供してもらうことができる。社員間でそのスペースを共有させることで、ファイル共有環境を構築することが可能になる。ファイル共有サービスでは、通常は同時に利用するユーザー数や格納エリアのサイズなどにより料金が設定されている。その為、社内で必要なサイズとメンバの人数分だけ利用することができ、効率的にファイル共有環境を利用できることも魅力となっている。また、ファイルサーバーではメンテナンスが必要なったり、領域を拡張したい場合、新たにハードディスクを購入する必要性が出る。しかし、ファイル共有サービスではメンテナンスの必要性が無く、エリア拡張も契約サービスの変更のみで対応できる。